Radca Prawny prawnik Wojciech Dmitrowski

O jakich obowiązkach prawnych zapominają przedsiębiorcy? Z mojej pracy z przedsiębiorcami wynika, że wielu przedsiębiorców posługuje się staropolską maksymą „aaa…jakoś to będzie”.

Proszą oni o pomoc prawną zazwyczaj za późno.

Wielokrotnie proszono mnie, abym w magiczny sposób znalazł „kruczki prawne”, które pozwolą im uniknąć odpowiedzialności bo zostało przeciwko nim wszczęte dane postępowanie. Niestety życie to nie bajka…, a ja nie mam magicznej różdżki.

Aby uniknąć kłopotów należy się udać po pomoc prawną zanim np. zawrzemy daną umowę lub zanim do naszych drzwi zapuka przemiły urzędnik celem przeprowadzenia kontroli.

Również w prowadzeniu własnego biznesu lepiej jest zapobiegać niż leczyć.

Poniżej znajdują się obowiązki, o których zapominają przedsiębiorcy.

1. RODO

Słyszałem ostatnio „a tam RODO… tego nikt nie przestrzega”. Podobnie pewnie myślał Burmistrz Aleksandrowa Kujawskiego, na którego nałożono karę w wysokości 40 000 zł, o czym informowały media, czy też spółka na którą nałożono karę w wysokości ponad 900 000 zł. Ww. podmioty miały wdrożoną politykę bezpieczeństwa danych osobowych (w przeciwnym razie kary byłyby jeszcze wyższe), lecz wdrożyły ją wadliwie. Wysokość kar może przerażać. Teraz uspokoję – za naruszenie obowiązków wynikających z RODO grożą kary do 4 % całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Może nie do końca uspokoiłem…

Lepiej dostosować się do przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych, zanim zostaniemy zmuszeni zastanawiać się, ile to jest 4 % całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

O RODO pewnie każdy słyszał. Nawet dzieci w szkole powołują się na RODO, gdy są pytane, kto je uderzył?

Jakie konkretne obowiązki masz przedsiębiorco w związku z przetwarzaniem danych?

W szczególności musisz:

1) poinformować osoby fizyczne, których dane przetwarzasz (np. innego przedsiębiorcę, z którym zawarłeś umowę) o:

a) zasadach przetwarzania  danych osobowych (np. o celu, podstawie i okresie przetwarzania danych osobowych).

b) uprawnieniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych,

2) zawrzeć umowy powierzania z osobami, którym przekazujesz dane osobowe (np. z księgową),

3) wdrożyć niezbędne polityki i procedury wewnętrzne,

4) prowadzić odpowiednie rejestry i ewidencje,

5) dokonywać regularnych analiz zgodności, w tym oceny skutków dla ochrony danych oraz analiz ryzyka.

Oczywiście obowiązków jest znacznie więcej…

2. Podpisywanie dokumentów o niezrozumiałej treści

Ostatnio trafił do mnie przedsiębiorca, który otrzymał od kontrahenta wzór umowy, który brzmiał, jak cyrograf. Na szczęście był on roztropny – zapoznał się z treścią wzorca i skierował się po poradę prawną.

Z treści wzorca umowy wynikało, w tym że:

1) mój klient będzie świadczył nieodpłatnie usługi pogwarancyjne. Nie brzmi to tak strasznie. Wytłumaczyłem mu, że zobowiązuje się przez czas nieokreślony nieodpłatnie naprawiać rzeczy zepsute przez kontrahenta,

2) jeżeli mój klient nie dotrzyma, któregokolwiek terminu wskazanego w umowie będzie musiał zapłacić 1 % wynagrodzenia dotyczącego przedmiotu umowy. W praktyce oznaczało to np., że jeżeli przedsiębiorca nie naprawi w ramach gwarancji danego przedmiotu w ciągu 24 h (nawet, gdy będzie to niemożliwe), to z treści zapisu umownego wynika, że będzie musiał zapłacić karę umowną w kwocie ok. 600 zł za każdy dzień opóźnienia.

W większych przedsiębiorstwach każdy wzór umowy przed jej podpisaniem musi zostać zaakceptowany przez prawnika. Taka praktyka jest właściwa.

Do każdego niezrozumiałego wzorca umowy powinna być dołączona ulotka o treści – „przed podpisaniem skonsultuj się z radcą prawnym lub adwokatem”.

Twój kontrahent może mieć sztab prawników, którzy mają za zadanie, aby przygotować umowę korzystną dla Twojego kontrahenta, a nie dla Ciebie…

Więcej moich artykułów, w tym dotyczących RODO jest dostępna tutaj.