Radca Prawny prawnik Wojciech Dmitrowski

RODO zasadę domniemania niewinności zastąpiło zasadą domniemania winy. Innymi słowy w razie kontroli, należy wykazać dostosowanie dokumentacji do nowelizacji przepisów. Przedsiębiorco, nie pytaj, „jak mi wykażą, że przetwarzam dane niezgodnie z prawem”, zapytaj, jak ty wykażesz, że czynisz to zgodnie z literą prawa. Większość przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że dysponuje dokumentacją RODO, wymagającą dostosowania do nowelizacji przepisów.

Dostosowanie dokumentacji RODO do  nowelizacji przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Przykładowo wielu podmiotom nadal wydaje się, że każdorazowo muszą przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Jednak przepisy w tym zakresie uległy zmianie. Aktualnie, gdy przetwarzane są dane osobowe pracowników powinny one zostać usunięte w przypadku:

1) dokumentacji dotyczącej zawiadomienia o ukaraniu lub związanej z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialnością porządkowej lub odpowiedzialnością określoną w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu – co do zasady po upływie roku nienagannej pracy (art. 113 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy), a

2) gdy zatrudnienie nastąpiło: 
• po 31.12.2018 r – po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie zatrudnienie,
• między 1.01.1999 a 31.12.2018 – zasadniczo przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy, a w przypadku, gdy został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.  – przez  okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym za daną osobę zgłoszono raport informacyjny,
• przed 1.01.1999 – przez 50 lat od daty ustania zatrudnienia [art. 125a ust 4 – 4b  ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.z 2017 r., poz.1383)], a także

3) podania danych fakultatywnych – do czasu wycofania zgody.

Okres przetwarzania Danych osobowych może być przedłużony. Nastąpi to w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Powyższe skutkuje tym, że zasadne jest dostosowanie, w szczególności rejestru czynności przetwarzania oraz klauzul informacyjnych stosowanych względem pracowników.

Należy pamiętać, że dokumentację RODO należy nie tylko posiadać. Niezbędne jest jej dostosowywanie do nowelizacji przepisów.

Jakie sankcje grożą za nie dostosowanie dokumentacji RODO do znowelizowanych przepisów?

O tym już była mowa w artykule dostępnym tutaj.

Podstawa prawna: